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FORMATEUR-FORMATRICE ADMINISTRATIF/VE - FLYING Administrator

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Contexte

COOPI est une organisation non gouvernementale italienne, indépendante et laïque, fondée à Milan en 1965. Depuis 50 ans, COOPI est engagée dans la lutte contre la pauvreté avec un soutien à long terme et une présence constante sur le terrain à côté des populations touchées par la guerre, les crises socio-économiques et les catastrophes naturelles. Les activités de COOPI visent à encourager le développement et à répondre aux situations d’urgence. Depuis 1965, COOPI a réalisé plus de 1600 projets de développement et interventions d'urgence dans 63 pays, employant 55.000 opérateurs locaux et assurant un bénéfice direct à 100 millions de personnes. En Afrique, Amérique Latine et Moyen Orient COOPI favorise l'accès à l'eau, ainsi que le droit à la santé et à l'éducation des communautés les plus pauvres.

Description du poste: la croissance des activités de la Fondation demande une quantité de plus en plus haute de prestations professionnelles et important renforcement du système des procédures et des outils. A fin d’atteindre ces résultats, COOPI investit dans la formation continue pour le personnel expatrié et local.  

Siège de travail: Afrique Subsaharienne – Moyen Orient. Coordination pays avec missions sur les bases de projet. Une permanence à l’étrangère de 9 mois par ans est prévue avec activité de briefing et de-brifing auprès du siège de Milan.

Bailleurs: bailleurs principaux (ECHO, EU, AICS, Agences des Nations Unies)

Description et conditions essentielles du profil: la figure présente des solides compétences techniques et administratives et une grande aptitude à la formation. Notamment, il/elle doit être en mesure de savoir transférer les lignes guides procédurales édictées par le siège et les modalités d’utilisation des outils de COOPI de façon systématique à fin de emmener les operateurs  à leur correcte application de manière homogène. Avant du départ, une formation auprès du siège est envisagée concernant lesdits procédures et outils.         

Responsabilités Principales

La figure reçoit son mandat de la part du Bureau Contrôle Monitoring et Audit (CMA) du siège de Milan, auquel il/elle réponde ; la figure reçoit de même les Termes de Référence pour chaque mission avec les indications des formations à assurer et des programs de travail. 

La figure coopère avec le Bureau des Ressources Humaines (RH) du siège en fournissant des feedback utiles aux activités de recherche et sélection. Aussi, il/elle contribue à l’évaluation du personnel administratif.

Prépare, coordonne et fournit les activités formatives selon les directives du Bureau CMA et en collaboration avec le Bureau RH, pour répondre aux besoins formatifs du personnel administratif locale et d’autre figures sur place qui sont impliquées dans la gestion administrative : administrateurs pays, administrateurs de base, administrateurs de projet et aussi chefs de projet et coordinateurs pays.    

En particulier, il/elle s’occupe de :

FORMATION DES FIGURES ADMINISTRATIVES EXPATRIEES ET LOCALES (selon la structure et l’organigramme du pays)  et FORMATION ADMINISTRATIVE DES FIGURES GESTIONNAIRES:

  • Lignes directrices, procédures, manuels, outils pour la gestion économique-financière;
  • Planification et monitoring du budget de projet; modifications onéreuses et pas onéreuses ;
  • Bilans et projections ;
  • Planification et monitoring du budget de la coordination pays/base régionale;
  • Vérification disponibilité de liquidité de caisse et de banque et demandes de fonds à la coordination et au siège;
  • Principaux flux des données et d’informations administratives vers le siège central : durabilité économique, projection périodique des engagements financiers ;
  • Plan d’achat et monitoring du procurement chain ;
  • Fichiers d’informations données vers le siège de Milan (Avances, financements sur place, tableaux de contrôle shared costs, subventions, crédits et débits, actifs) ;
  • Gestion de la caisse et de banque, niveaux de contrôle de projet et de la coordination et documentations de production et archivage correspondante ;
  • Gestion financière : comptabilité des partenaires, avances sur contrats avec le bailleur ;
  • Préparation et contrôle des rapports financiers intermédiaires et finals à présenter ; principales règles des bailleurs dans le pays ;
  • Préparation de audit sur place et préparation des audits au siège à distance (check list) ;
  • Gestion administrative e financière des contrats du personnel expatrié physiquement non résident en Italie, préparation et transfert salaires ;
  • Supervision et contrôle des contrats, des fiches de paie et de grille de salaire du personnel local ;
  • Supervision des rapports financiers intermédiaires et finals et vérification de la congruence entre les rapports narratifs, financiers et les autres documents du projet ;
  • Démarche et maintenance des inventaires en collaboration avec la logistique pays ; prédisposition et archivage de toute documentation de projet (fiches d’activité, inventaires, logbook et tous ce qui est requis) ;
  • Organisation et maintenance correcte des archives sous format papier et numérique ;
  • Biens patrimoniaux, actifs, crédits et débits ;
  • Sécurité des données, confidentialité, gestion des archives ;
  • Correcte application des lois locales et des normatives des bailleurs ;
  • Gestion des rapports et des leurs pratiques bureaucratiques avec Entité publiques et administratives des Pays (Inspectorat du travail, Direction générale des impôts, etc…).

  Conditions requises:

  • Disponibilité à voyager avec déplacements continus et permanence à moyen-long terme à l’étrangère, pendant l’année ;
  • Licence ou diplôme en disciplines économiques ;
  • Expérience de travail de minimum 3 ans, acquise dans le domaine économique-financier dans des contextes plurinationaux et/ou travaillant à projet ;
  • Excellente connaissance de la langue française et anglaise ;
  • Excellente connaissance du paquet Office ;
  • Excellents capacités de formation et attitude impliquer les personnes au-delà de la tache dévolue (suggestions des améliorations procéduraux et de gestion des ressources humaines administratives) ;     
  • Excellentes capacités d’organisation, de planification et de coordination ;
  • Capacité à travailler pour objectives dans le respect des délais prévues ;
  • Aptitude à avoir des relations collaboratives et constructives avec les collaborateurs ;
  • Capacité à travailler dans un environnement multiculturel ;
  • Intérêt et motivation à travailler dans une organisation non gouvernemental en respectant ses principes et valeurs ;
  • Eventuelle connaissance des procédures administratives des principaux bailleurs (ECHO, EU, AICS, Agences NU) constitue un atout