Offres d'emploi

Administrateur/trice assistant à la coordination

marker République centrafricaine

COOPI en RCA

Depuis 1974 COOPI travaille en RCA pour un développement harmonieux et complet, en faveur tant des individus que des communautés locales. En ce qui concerne les secteurs d’intervention, l'engagement vis-à-vis des réalités locales a encouragé COOPI à établir des plans et à implémenter des projets de développement dans le domaine social, économique, sanitaire, environnemental et de la formation. Les situations de conflit ont amené à la décision de se faire charge de projets d'urgence et de réhabilitation, qui sont aujourd'hui devenus un autre secteur spécifique d’intervention dans le Pays. Grâce à la présence consolidée et constante, ainsi qu’aux relations avec les institutions, les organisations non gouvernementales et les communautés locales, COOPI est reconnue comme l’un des points de référence pour la coopération internationale en RCA.

 

Description du poste

L’administrateur assistant à la coordination est chargé du contrôle interne et audit, et supporte les administrateurs projet dans la gestion comptable, administrative et financière des projets dans le respect du contrat du projet, des procédures de COOPI et du bailleur, et de la législation nationale en vigueur.

En particulier il/elle devra assurer les suivantes activités :

 

1. Suite à la validation d’un rapport financier (intermédiaire et final) des projets

  • Vérifier l’exactitude et complétude des pièces justificatives et de la documentation affèrent ;
  • Vérifier la bonne application des procédures COOPI et des bailleurs, en particulier au regarde ;
  • Pour faire cela il suivra et appuiera les administrateurs de projets et les chefs projets, il relèvera les éventuelles erreurs, manques de documents ou non-respect des procédures, en demandant leur correction et/ou complétude ;
  • Vérifier que la documentation relative aux inventaires des biens soit disponible et respect les conditions contractuelle ;
  • Vérifier le bon archivage de la documentation administrative en vue des audits interne et externe et le sauvegardages des données du projet ;
  • Si le besoin s’exprime, elle travaillera elle-même en appui aux administrateurs projet afin de s’assurer de la bonne réalisation des taches ci-dessus indiqué.

 

2. Concernant les réalisations des audit/spot check/vérification ponctuelles

  • Préparer les audits externe si prévu par le contrat signé avec les bailleurs ;
  • Préparer les audits interne si prévu par le bureau CMA ;
  • Etre en charge du suivi pendant la réalisation d’un audit en s’assurant d’avoir prête tout la documentation et en mettant à disposition ceux que l’auditeur demande (tant en terme de documentation que des explications à fournir) en se coordonnant avec le siège, le bureau CMA ;
  • Suite aux éventuelles lacunes relevées par lui-même ou par des auditeurs, en accord avec l'administrateur pays et le chef mission, il peut organiser des séances de partage des leçons apprises ;
  • Lors d'un audit et s'il n'y a plus l'administrateur du projet et le chef projet, elle se charge de préparer et d'organiser elle-même les différentes étapes de sa réalisation et de représenter le premier interlocuteur vis à vis des auditeurs.

 

3. Formation aux personnels sur l’administration projets et sur la correcte application des procédures COOPI et des bailleurs

  • Effectuer une formation continue aux Chefs de Projets, administrateurs projets, comptables ; en les supportant dans l’utilisation quotidienne des outils gestion, de planification et suivi financier du projet (par exemple plan d’achat, check caisse, Desy etc.) en collaborant avec la Coordination programmes, administrative et logistique de COOPI RCA ;
  • S’assurer que une passation soit fait par chaque administrateur expatrié à la fin de sa collaboration ;
  • Vérifier, tout au long du déroulement du projet et à travers de mission sur terrain - l’exactitude et complétude de la documentation comptable et aussi le bon archivage - (en étroite collaboration avec le Chef de Projet et l’Administrateur Projet) ;
  • Vérifier à la fin de chaque projet, même à travers des missions sur terrain, a la documentation des projets et le bon archivage, avec Chefs de Projets, administrateurs projets.

 

4. Divers

  • Il/Elle vérifiera par échantillon, (lors de la réception des paquets administratives mensuel) la gestion financière et des couts partagés des projets (vérification rapprochements desy projet – coordination – scheda mago) ;
  • Il/Elle assurera l’intérim des administrateurs des projets, ou de l’administrateur pays, en cas d’absence.

 

Organisation et coordination

  • le réfèrent, avec laquelle le collaborateur devra se coordonner, sera avant tout l'Administrateur Pays, mais le collaborateur répondra au Coordinateur Pays; en plus il a un lien fonctionnel avec le bureau CMA.

 

Profil du candidat

  • Profil Administrateur – Formation économique/ comptable/ gestionnaire ;
  • Expérience dans l'administration ;
  • Faire preuve d'une très bonne capacité rédactionnelle, organisationnelle et d'initiative ;
  • Aimer le travail minutieux ;
  • Excellente capacité d’entretien des relations formelles avec les membres des autorités communautaires, étatiques et religieuses à différents niveaux ;
  • Excellent sens de la confidentialité ;
  • L’Autonomie dans la gestion des priorités, le candidat doit être capable de prendre des décisions dans l’urgence et établir une relation de confiance avec les interlocuteurs ;
  • Maîtrise du Français indispensable ;
  • Habilité à motiver et accompagner les équipes nationales ;
  • Excellente gestion du stress, capacité à s’adapter à un environnement à sécurité instable ;
  • Respect des valeurs/mission COOPI.

 

Complement

  • Expériences de travail dans des pays d’Afrique francophones en général et en République Centrafricaine en particulier ;
  • Précédente expérience avec COOPI et connaissances de ses procédures.

 

COOPI se réserve la possibilité de clore un recrutement avant la date d’échéance de l’annonce. Merci de votre compréhension.

 

COOPI est une organisation non gouvernementale italienne, indépendante et laïque, fondée à Milan en 1965. Depuis plus 50 ans, COOPI est engagée dans la lutte contre la pauvreté avec un soutien à long terme et une présence constante sur le terrain à côté des populations touchées par la guerre, les crises socio-économiques et les catastrophes naturelles. Les activités de COOPI visent à encourager le développement et à répondre aux situations d’urgence. Depuis 1965, COOPI a réalisé plus de 1600 projets de développement et interventions d'urgence dans 63 pays, employant 55.000 opérateurs locaux et assurant un bénéfice direct à 100 millions de personnes. En Afrique, Amérique Latine et Moyen Orient COOPI favorise l'accès à l'eau, ainsi que le droit à la santé et à l'éducation des communautés les plus pauvres.