COOPI está buscando un Gerente de Administración Consorcio en Venezuela

Desde 2019 COOPI establece una presencia en Venezuela para asistir a la población local tras el agravamiento de la crisis socioeconómica del país. A partir de julio de 2020, inicia un programa regional de respuesta a la crisis que se implementa en consorcio con organizaciones venezolanas para la protección de grupos vulnerables. En estos años COOPI ha ampliado sus intervenciones y actualmente ejecuta proyectos con diferentes donantes en Miranda, Distrito Capital, Bolivar, Delta Amacuro y Sucre en protección (GBV, Protección Infantil, Trata y tráfico de personas), salud sexual reproductiva, WASH (agua, saneamiento e higiene) y alimentación escolar. 

Descripción del puesto

COOPI esta buscando un/a Gerente de Administración en ambito humanitario, las intervenciones contempladas en el marco del proyecto seran coordinadas por COOPI e implementada en consorcio con CESVI, ACTED, Première Urgence Internationale, Solidarités International y organizaciones locales. La intervención tiene como propósito la respuesta multisectorial, integral y coordinada a las necesidades más urgentes de la población más vulnerable afectada por la compleja crisis en Venezuela a través de la provisión de servicios y asistencia en los sectores de Protección (GBV, VoT), Salud, WASH y Seguridad Alimentaria.

El objetivo del cargo será:

• Garantizar la correcta gestión contable y financiera del consorcio y el cumplimiento de los documentos contables del proyecto.
• Proporcionar asistencia técnica, capacitación y supervisión del personal administrativo miembros del consorcio.
• Garantizar el cumplimiento de los estándares organizacionales en el uso de los recursos financieros, la gestión interna y la información financiera periódica (para la sede, los donantes y las instituciones nacionales), de conformidad con los principios internos de transparencia y rendición de cuentas.

Areas de responsabilidad

Actividades Principales:

Bajo la supervisión directa de la Administradora País de Coopi Venezuela, el/la Gerente de Administración Consorcio, llevará a cabo las siguientes tareas:

Planificación y Coordinacion:

• Planificar y monitorear la gestión financiera del Consorcio manteniendo una comunicación constante con los socios de Coopi tanto internacionales como locales;
• Coordinar y consolidar los procesos de presupuestación del proyecto y de sus revisiones;
• Coordinar la elaboración de informes financieros mensuales internos de Coopi y del consorcio según cronogramas previstos en los MOU del consorcio;
• Proporcionar apoyo técnico y acompañamiento al personal administrativo de COOPI y de los socios;
• Apoyar en las tareas administrativas generales de la misión cuando requerido.

Contables/Financieras:

• Asegurar la aplicación (en tiempo) de las herramientas institucionales para la implementación de los procedimientos financieros, contables y administrativos de Coopi y los socios del consorcio;
• En conjunto con la administrador/a país de Coopi y las/os administradores del consorcio, elaborar y monitorear la ejecución del presupuesto del proyecto;
• Asegurar la actualización constante de las herramientas contables (DESY) a fin de permitir el seguimiento y control de los gastos del consorcio y la herramienta de planificación financiera del proyecto (Preppy);
• Mantener un control constante de los gastos del consorcio, en coordinación con los gerentes de proyecto y socios locales e internacionales, a fin de monitorear la ejecución de los presupuestos y definir periódicamente (una vez al mes) la previsión de gastos y tramitar las solicitudes de desembolsos;
• Monitorear los flujos financieros entre la Coopi y los miembros del consorcio;
• Identificación, registro y archivo de todos los documentos de respaldo del proyecto, así como la formulación de las primeras notas del proyecto, documentación financiera y bancaria;
• Realizar la conciliación financiera y la consolidación de las cuentas del proyecto antes de su presentación a la Coordinación Regional y la sede;
• Asegurar la correcta asignación de costos según la naturaleza del gasto, de acuerdo a COOPI y los procedimientos de los donantes.

Logística

• Colaborar en la elaboración de los planes de compra del proyecto, asegurando su seguimiento y/o actualización periodica;
• Asegurar el registro y archivo de todos los documentos relacionados con la adquisición, garantía, depreciación y mantenimiento de equipos y bienes adquiridos en el marco del proyecto, así como su transferencia de un proyecto a otro y/o a los beneficiarios directos y/o contrapartes locales.

Informes, cambios y auditorias

• Mantener actualizada toda la documentación e información necesaria para la presentación de los informes financieros del proyecto a fin de realizar la rendición de cuentas a los donantes y eventuales auditorías internas o externas a realizar;
• Preparar las comunicaciones/correspondencia para el donante, las modificaciones y enmiendas presupuestarias, en colaboración con los administradores del consorcio;
• Realizar aquellas tareas inherentes a los objetivos del cargo, y que sean solicitadas por el equipo de coordinación de acuerdo al contexto y necesidades de los proyectos.

Perfil deseado

ESENCIALES

• Estudios profesionales (licenciatura, deseable postgrado o máster) en Ciencias Económicas, Administración de Empresas, Contabilidad, Gestión de entidades sin fines de lucro y/o afines;
• Experiencia de al menos 5 años en funciones administrativas en INGOs y/o de empresas, (compras, almacenes, transporte, entre otros);
• Experiencia en sistematización de procesos y elaboración de documentos e informes financieros;
• Capacidad de trabajar de forma autónoma (organización, planificación del trabajo, desarrollo analítico, síntesis) y en contextos con elevadas complejidades y bajo presión (cumplir con fechas limitadas);
• Interés, disponibilidad y experiencia en ambientes multiculturales y con equipos multidisciplinares;
• Liderazgo empatía, capacidad de coordinación y comunicación; 
• Excelente capacidad de trabajo en equipo, de forma presencial y a distancia.

DESEABLES

• Experiencia previa en Cooperación Internacional, Acción Humanitaria y/o afines;
• Experiencias con procedimientos para el manejo de fondos de donantes institucionales y del sector privado;
• Experiencia previa con COOPI y familiaridad con las herramientas institucionales;
• Idiomas: inglés altamente valorado.

COOPI se reserva el derecho de cerrar un reclutamiento antes de la fecha límite del anuncio. Sólo se contactará con los candidatos preseleccionados. Las entrevistas se realizarán de forma continua y la vacante se cerrará cuando se cubra. Gracias por su comprensión.

COOPI Cooperazione Internazionale es una organización humanitaria laica e independiente italiana que lucha contra todas las formas de pobreza para mejorar el mundo. Fundada en 1965, hoy COOPI está presente en 33 países de África, América Latina y el Caribe y Oriente Medio, con proyectos tanto de emergencia como de desarrollo llevados a cabo por personal expatriad – una media de más de 240 personas al año – y personal nacional. Los principales financiadores institucionales son la Unión Europea - ECHO e INTPA -, agencias de la ONU, el Gobierno italiano, autoridades locales y otros gobiernos europeos.