COOPI recherche un Coordinateur Logistique Pays en RDC

Présente en RDC depuis 1977, COOPI a grandement accru le nombre de ses interventions dans le pays, en réponse aux conflits des derniers 20 années. À partir du Kivu, où il y a eu la première intervention, les activités de COOPI se sont étendues à la plupart des zones de crise, afin d’y mettre en œuvre des programmes d’urgence au bénéfice des populations déplacées et victimes de la guerre avec un focus particulier sur la nutrition, la sécurité alimentaire et la protection de l’enfance. Dans les provinces en sortie de crise, COOPI s’engage dans la mise en oeuvre de projets pluriannuels afin d’assurer une transition de l’urgence au développement et garantir un développement harmonieux et durable. COOPI favorise une réponse pertinente aux besoins des populations locales à travers une structure de coordination à Kinshasa et différentes bases opérationnelles dans les provinces. Chaque année, COOPI met en œuvre une douzaine de projets sur des financements de l’Union Européenne, du Fonds Humanitaire, de la CPI et des agences UN.

Objectif du poste

Au niveau de la mission, le Coordinateur Logistique avec son équipe dédiée est en charge de l'ensemble des activités logistiques de la sécurité en capitale et joue un rôle d’appui-conseil et de contrôle auprès des Chefs de projet et assistants-logistiques en province pour s’assurer que les procédures et règles COOPI en matière de passation de marché, d’archivage des dossiers logistiques, de gestion des équipements et stockage des biens, de gestion des risques (sécurité, sanitaire, fraude) soient connues, comprises et respectées. Le renforcement des capacités est une dimension essentielle du poste.

Responsabilités Principales

Assurer la coordination logistique du pays

• Réaliser, suivre ou valider (suivant les cas) les procédures d'achat, la fourniture de biens/services, les systèmes de transport et l'organisation technique du travail de tous les bureaux terrain de COOPI dans le pays, conformément à ce qui est défini par les procédure;
• Assurer la gestion pratique et administrative des entrepôts et de l'inventaire des biens durables appartenant à COOPI et de ceux achetés dans le cadre des projets;
• Coordonner la fonction logistique du pays au niveau de la coordination pays et assurer un suivi / soutien aux bases opérationnelles;
• Assurer la planification et l'organisation de toutes les activités logistiques au niveau national;
• Assurer le bon fonctionnement de la logistique en termes qualitatifs et quantitatifs, à tous les différents niveaux et dans le respect des procédures;
• S’assurer que des bases de données prix / fournisseurs sont tenues à jour et régulièrement croisées avec celles d’organisations similaires ;
• Fournir les couts actualisés et une situation actualisée du parc véhicules et équipements pour la préparation des nouveaux budgets, sur demande du Coordinateur Pays.

Assurer l’application et la mise en œuvre des achats et procédures

• Garantir au niveau pays la correcte application des procédures - de COOPI et des bailleurs - relatives à l'acquisition de biens et de services (y compris la planification et les documents nécessaires);
• Suivre les performances des fournisseurs en conformité avec les normes COOPI;
• Suivre correctement les livraisons et le classement de toute la documentation produite par le processus d'acquisition de biens/services tant au niveau national qu'international;
• Vérifier et participer si nécessaire au processus de sélection des fournisseurs de biens et de services et l’assignation des contrats relatifs pour les appels d'offres et les contrats cadres dans un souci de transparence et cohérence;
• Fournir un soutien adéquat concernant l’élaboration du plan d'approvisionnement des projets;
• Utiliser le logiciel COOPI pour le suivi de la gestion et de l'archivage des scans des documents constituant les procédures dans le logiciel, en veillant à son accès au niveau national.

Cordonner et gérer la flotte des véhicules

• Pour la coordination assurer la gestion administrative et opérationnelle du parc de véhicules, des machines et des groupes électrogènes;
• Sur les bases suivre et controler la bonne gestion administrative et opérationnelle du parc de véhicules, de machines et de groupes électrogènes soit avec les rapports logistiques mensuels ou avec des visites sur le terrain;
• Sur les bases, par l'exploitation des rapports logistiques mensuels ou par des visites terrain, vérifier que la manutention et la réparation des véhicules soient effectuées et que les rapports de monitorage et les contrôles périodiques soient exécutés correctement;
• Veiller en ce qui concerne l'utilisation des véhicules et des machines, au respect des procédures de l'organisation et des règles du pays.

Gestion des biens et des stocks

• Est responsable du suivi des biens durables en coordination grâce à l'utilisation des outils fournis par le manuel logistique de COOPI;
• Assurer sur les bases le suivi des biens durables grâce à l'utilisation des outils fournis par le manuel logistique de COOPI;
• S'assurer que l'entretien correct des biens durables est effectué et que le pays dispose de règles pour une utilisation correcte des biens;
• Effectuer des mises à jour régulières des inventaires de la coordination et des projets sur les bases : vérifie par l'analyse du suivi des équipements ou lors des visites terrain.

Gestion des Stocks

• Réaliser –et sur les bases l'assurer– le suivi des entrepôts de stockage et l'utilisation des outils de reporting par l'analyse du suivi des stocks du rapport logistique mensuel ou lors de visites sur le terrain;
• S'assurer que tous les biens soient inclus dans l'inventaire et contrôlés à l'entrée et à la sortie de l'espace de stockage selon les procédures de COOPI, ainsi que leur identification et leur affectation à COOPI ou à un projet spécifique.

Gestion et maintenance des systèmes informatiques

• En coordination garantir la gestion de l'installation, de la maintenance et de la surveillance des équipements informatiques, de communication, de radio (HF, VHF) et de satellite;
• Fournir une formation et un soutien adéquats au personnel concernant les procédures d'utilisation des équipements susmentionnés.

Sécurité

• Est responsable de la gestion de la sécurité des biens et des propriétés de l'organisation;
• Collaborer et aider le Coordinateur Pays / Chef de Projet sur les aspects relatifs à la sécurité du personnel expatrié et local;
• Elaborer et mettre en œuvre du plan spécifique de sécurité et des SoP pour la ville de Kinshasa;
• Apporter aide et soutien à l'élaboration des plans de sécurité et SoP des bases;
• Contribuer à collecter des informations sur la sécurité et met en œuvre des actions et des mécanismes de prévention;
• Assurer la diffusion des procédures de sécurité en planifiant des briefings avec le nouveau personnel et des mises jours périodiques avec tout le personnel;
• En coordination –et sur les bases en liaison avec le personnel de la base– assurer des conditions de sécurité adéquates pour les biens et les propriétés de l'organisation.

Garantir la gestion du personnel

• Coordonner, superviser et évaluer le personnel en lien hiérarchique; 
• Organiser la formation du personnel logistique opérant dans les projets du pays (identification des points faibles de l'équipe et formation ciblée);
• Garantir le respect des procédures de résidence et / ou l'autorisation d'entrer dans le pays;
• Assurer l'accueil à l'aéroport du personnel de COOPI et organise l'hébergement du personnel expatrié.

Assurer le rapport et la documentation de la logistique

• Assurer que tous les rapports liés au secteur logistique soient produits comme fixé par les procédures COOPI et par le Règlement Pays (gestion des véhicules et des biens, fournitures, achats, entrepôts, rapports du staff, etc..

Relations Institutionnelles

• Sur mandat du Coordinateur Pays, représenter l'organisation lors des réunions du cluster logistique et des réunions d’information sur la sécurité (INSO, UNDSS, Ambassades, etc...);.

Profil du Candidat

ESSENTIEL

• Diplôme en logistique ou en enseignement supérieur ou certification LLA (Logistics Learning Alliance) en logistique humanitaire ;
• Expérience professionnelle d'au moins 5 ans dans le domaine de la logistique humanitaire ;
• Expérience préalable en matière de coordination logistique d'au moins 1 à 2 ans dans des organisations similaires (en termes de taille et de contraintes);
• Maîtrise du français indispensable; 
• Bonne maîtrise des logiciels courants;
• Solides compétences organisationnelles;
• Volonté de motiver et d'accompagner les équipes dans des contextes d'urgence ;
• Bonne condition physique et capacité à voyager et séjourner dans des zones reculées / en insécurité
• Excellentes compétences en matière de négociation et de communication ;
• Excellentes compétences en matière de négociation et de communication;
• Capacité à travailler sous pression et de façon autonome;
• Expérience avérée dans l’évaluation et la gestion des risques opérationnels liés à la logistique et à la sécurité sur le terrain;
• Connaissance des protocoles de sécurité humanitaire et capacité à élaborer ou appliquer des plans de gestion sécuritaire selon les procédures COOPI.

SOUHAITABLE

• Intérêt pour la formation / le soutien - le conseil aux équipes multiculturelles ;
• Expérience avec COOPI et connaissance de ses procédures logistiques.

COOPI se réserve la possibilité de clore un recrutement avant la date d’échéance de l’annonce. Veuillez noter que seuls les candidats présélectionnés seront contactés. Les entretiens auront lieu de manière continue et le poste sera clos dès qu'il sera pourvu, merci de votre compréhension.

COOPI Cooperazione Internazionale est une organisation humanitaire italienne laïque et indépendante qui lutte contre toutes les formes de pauvreté pour améliorer le monde. Fondée en 1965, COOPI est aujourd'hui présente dans 33 pays d'Afrique, d'Amérique latine, des Caraïbes et du Moyen-Orient, avec des projets d'urgence et de développement menés par du personnel expatrié – en moyenne plus de 240 personnes par an – et du personnel national. Les principaux bailleurs de fonds institutionnels sont l'Union européenne - ECHO et INTPA - USAID, les agences de l'ONU, le gouvernement italien, les autorités locales et d'autres gouvernements européens.